Wedding DJ Pro: Komplette Tour durchs CRM für Hochzeits-DJs

Wedding DJ Pro: Der komplette Workflow vom Erstkontakt bis zur bezahlten Rechnung

Wenn du als Hochzeits-DJ arbeitest, kennst du das Spiel. Eine Anfrage kommt per E-Mail rein, du musst zurückschreiben, ein Vorgespräch ausmachen, dich an Termine erinnern. Nach dem Vorgespräch sitzt du zu Hause und stellst ein Angebot zusammen, formulierst einen Vertrag, schickst alles raus. Zwei Wochen vor dem Event willst du nochmal die wichtigsten Infos abklären. Nach der Hochzeit denkst du an die Rechnung, an die Google-Bewertung, an den Zahlungseingang. Pro Hochzeit kommen so leicht drei bis vier Stunden Büroarbeit zusammen. Bei 20 Buchungen im Jahr sind das 60 bis 80 Stunden, die du nicht hinter den Decks stehst, sondern in deinem Mailprogramm.

Genau für diesen Schmerzpunkt habe ich Wedding DJ Pro gebaut. Im neuen YouTube-Video zeige ich dir den kompletten Workflow vom ersten Klick auf deine Webseite bis zur bezahlten Rechnung. Live, ohne Schnitt, ohne Marketing-Geblubber. Wer in 19 Minuten sehen will, wie eine Hochzeitsbuchung in der Praxis durchs System läuft, ist beim Video genau richtig.

Was du im Video siehst

Das Video ist eine vollständige Demo-Tour. Statt einzelne Features aufzulisten, gehen wir den realen Ablauf einer Hochzeitsbuchung durch. Von „Jana", einer fiktiven Braut, bis zur unterschriebenen Rechnung. Hier die Stationen im Überblick.

Die Anfrage kommt rein (ab 01:04)

Jana landet auf deiner Wedding-DJ-Pro-Webseite, sieht deine Header-Videos, deine Bewertungen und Preise und füllt das Anfrageformular aus. Datum, Location, gewünschte Genres, No-Gos. Das Adressfeld arbeitet mit Auto-Suggest über OpenStreetMap, was Tippfehler in Ortsangaben verhindert. Du kriegst eine E-Mail-Benachrichtigung, sie kriegt eine automatische Bestätigung mit deinem Logo und deinem Wording. Im Kalender taucht die Hochzeit sofort gelb auf, mit dem Status „noch nicht bestätigt".

Anfrage beantworten in einem Klick (ab 02:46)

Du klickst auf das To-Do „Anfrage beantworten", und die Antwort ist schon vorformuliert. Du kannst die Standardtexte natürlich anpassen, in deinem Profil hinterlegen, persönlicher machen. Aber bei 80 Prozent aller Anfragen reicht der Default. Versenden, fertig. Die Antwortzeit auf Erstanfragen ist einer der wichtigsten Faktoren, ob ein Brautpaar bei dir bucht oder beim nächsten DJ in der Liste. Mit Wedding DJ Pro antwortest du innerhalb von Minuten statt Stunden, ohne dass du jedes Mal von Hand schreiben musst.

Vorgespräch eintragen und Fahrtkosten automatisch tracken (ab 04:04)

Café in Bremen, 18 Uhr. Adresse eintragen, und Wedding DJ Pro rechnet dir die Entfernung von deinem Home-Standort automatisch aus. Alle Fahrten zu Vorgesprächen und Hochzeiten landen in einer Fahrten-Übersicht, die du am Jahresende einfach als Liste für deine Steuererklärung exportieren kannst. Das Fahrtenbuch baut sich also nebenbei auf, ohne dass du extra eine App führen musst. Bei 20 Hochzeiten plus Vorgesprächen pro Jahr sind das schnell ein paar Tausend Kilometer, die sonst im Steuerchaos verschwinden.

Im Vorgespräch alle Infos aus dem Brautpaar rauslocken (ab 05:10)

Tablet auf den Tisch, Wedding DJ Pro auf, und alles Wichtige systematisch durchgehen. Rechnungsadresse, Name des Bräutigams, Zeitpunkt des Eröffnungstanzes, Brautstraußwurf, Hochzeitstorte. Welches Paket wird gebucht (Standard, Club-Upgrade, Verlängerung). Die Adressfelder haben eine clevere Auto-Vervollständigung. Wenn du oben Brautpaar-Namen eingetragen hast, übernimmt das System die für die Rechnungsadresse mit einem Klick. Du kommst aus dem Vorgespräch zurück und hast alles im System, was du brauchst. Kein zerfleddertes Notizbuch, kein „Wie hieß nochmal das Hotel?".

Angebot und Bookingvertrag in zwei Klicks raus (ab 06:31)

Das ist der Moment, der den meisten DJs am meisten Stress nimmt. Ein Klick auf „Angebot und Bookingvertrag verschicken". Alles ist schon vorformuliert. PDFs sind generiert und als Anhang dran, die E-Mail-Adresse des Kunden ist eingetragen, du selbst stehst im BCC. Senden. Das war's. Kein Word-Dokument öffnen, kein PDF exportieren, kein vergessener Anhang. Wer schon mal um 23 Uhr nach einem langen Vorgespräch noch Verträge in Word formatiert hat, weiß, was hier real an Lebenszeit zurückkommt.

Online-Unterschrift via Link (ab 07:41)

Das Brautpaar bekommt einen Link, klickt sich durchs Angebot, unterschreibt direkt mit dem Finger am Handy. Du bekommst die unterschriebenen Dokumente automatisch per E-Mail in dein Postfach. Im System wird der Booking-Status auf „angenommen" gesetzt, im Kalender wird die Hochzeit blau hinterlegt. Wer es klassisch mag, kann den Vertrag natürlich auch drucken und scannen. Aber realistisch nutzen 90 Prozent der Brautpaare die Online-Variante, weil sie schlicht schneller ist.

Automatische Erinnerungen vor dem Event (ab 09:50)

Zwei Wochen vor der Hochzeit kommt automatisch ein To-Do in deinem Dashboard: „Infos abklären". Du klickst drauf, eine Mail mit dem Cheat Sheet (also allen Daten aus dem Vorgespräch) geht raus. Das Brautpaar bestätigt nochmal alles, korrigiert Zeiten, ergänzt Wunschsongs. Am Tag vor der Hochzeit kommt das nächste To-Do: „Alles vorbereiten". Du verlierst nichts mehr, vergisst keine Briefings, kommst nicht ohne aktuelles Sheet zur Location.

Rechnung und Bewertung nachfragen (ab 12:00)

Tag nach der Hochzeit kommt das To-Do „Rechnung stellen und Bewertung anfragen". Rechnungsnummer und Datum setzen, Mail mit Rechnung und einem direkten Link zur Google-Bewertung raus. Aus Erfahrung kann ich sagen: Die Bewertungsrate steigt drastisch, wenn du den Link direkt in die Dankesmail packst, statt darauf zu hoffen, dass das Brautpaar von alleine drauf kommt. Mehr Bewertungen heißt mehr Sichtbarkeit bei Google, was wieder mehr Anfragen heißt. Ein Kreislauf, den du systematisch füttern solltest.

Was Wedding DJ Pro sonst noch kann

Das Video deckt nicht alles ab, sonst wären wir bei zwei Stunden Laufzeit. Hier die wichtigsten Features, die nur kurz angerissen werden.

Du bekommst eine eigene Webseite inklusive, erreichbar unter deinname.wedding-dj-pro.de. Mit Header-Video, About-Sektion, Bewertungsblock, Galerie, Preisübersicht und natürlich dem Anfrageformular. Du kannst Sektionen ein- und ausblenden und in der Reihenfolge sortieren, je nachdem was bei deiner Zielgruppe am besten zieht.

Die sevDesk-Anbindung ist für alle interessant, die ihre Buchhaltung sauber trennen wollen. Rechnungen, die du in Wedding DJ Pro erstellst, werden direkt nach sevDesk synchronisiert. Wer nicht auf sevDesk setzt, nutzt einfach das interne Rechnungssystem, das ZUGFeRD und XRechnung unterstützt, also auch die neuen E-Rechnungspflichten erfüllt.

Sämtliche E-Mail-Templates sind komplett anpassbar. Jede automatische Mail, jeder Footer, jede Anrede. Du kannst dein eigenes Wording reinbringen, sodass es klingt wie deine Stimme und nicht wie ein generisches Software-Tool.

Die Bookingvertrag-Vorlage ist ebenfalls frei anpassbar. Es gibt einen Default-Vertrag im System, der KI-generiert ist und juristisch nicht garantiert wasserdicht. Mein klarer Rat: Lass dir von einem Anwalt einen sauberen Vertrag aufsetzen und hinterlege ihn als deine Vorlage. Das ist eine einmalige Investition von ein paar Hundert Euro, die sich über Jahre auszahlt.

Dazu kommen Google-Kalender-Integration und ein ICS-Feed für externe Kalender, ein DSGVO-konformer Daten-Export, eine vollständige Account-Löschung mit allen Daten und das schon erwähnte Fahrtenbuch.

Für wen ist Wedding DJ Pro

Ehrlich: Für Solo-Hochzeits-DJs im DACH-Markt, die zwischen 10 und 50 Hochzeiten pro Jahr spielen. Das Tool ist nicht für Agenturen mit 20 DJs gemacht. Es ist nicht für reine Club-DJs. Es ist nicht für Event-DJs mit zehn verschiedenen Veranstaltungstypen. Es ist gemacht für genau diesen einen Workflow: Hochzeit anfragen, Hochzeit spielen, Hochzeit abrechnen. Wer in dieser Nische arbeitet, wird wenig finden, was besser passt. Wer außerhalb dieser Nische arbeitet, ist mit einem generischen Tool wahrscheinlich besser bedient.

Was kostet das

14,99 Euro netto pro Monat. Keine Setup-Gebühr, keine versteckten Kosten, monatlich kündbar. Du kannst 14 Tage kostenlos testen und in der Zeit echte Anfragen durchs System laufen lassen, also dein eigenes Anfrageformular live nutzen, Vorgespräche eintragen, Angebote rausschicken. Wenn du nach 14 Tagen merkst, dass es nicht zu deinem Workflow passt, kündigst du einfach. Kein Drama, kein Vertragschloss.

Zum Vergleich

Die meisten DJs, die sich bei Wedding DJ Pro anmelden, haben vorher mit einer Mischung aus Word-Vorlagen, GMail-Filtern und Excel-Tabellen gearbeitet. Andere haben es mit einem generischen CRM wie HubSpot oder Pipedrive versucht, die aber nichts mit Hochzeitsbuchungen am Hut haben. Du musst dort erst Pipelines bauen, Stati definieren, Felder anlegen, Workflows automatisieren. Bis das System läuft, sind Wochen vergangen. Wedding DJ Pro denkt von Tag eins mit. Du musst keine Felder erfinden, keine Stati definieren, keine Workflows zusammenklicken. Das ist alles schon da, weil das System genau für deinen Beruf gebaut wurde. Vom ersten Login bis zur ersten verschickten Anfrage-Antwort vergehen Minuten, nicht Wochen.

Jetzt testen

Wenn du das Video gesehen hast und denkst, das könnte für dich passen, leg los:

➡️ 14 Tage kostenlos testen auf wedding-dj-pro.de

Fragen, Wünsche, Bug-Reports? Schreib mir direkt. Wedding DJ Pro ist ein Ein-Mann-Projekt. Du redest nicht mit einem Support-Bot in der dritten Eskalationsstufe, sondern direkt mit dem Entwickler. Das ist gleichzeitig die größte Stärke und die größte Limitierung des Tools, und ich finde, das ist eine ehrliche Ansage wert.